Sistema EDI : entenda as vantagens do seu uso

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Sistema EDI : entenda as vantagens do seu uso

Os mercados estão cada vez mais competitivos na área de transporte e logística e as empresas buscam investir em soluções que otimizam seus processos com a aplicação de tecnologia no apoio de seu negócio e um diferencial é a adesão ao sistema EDI.

Mas o que é EDI?

EDI significa “Electronic Data Interchange” (Intercâmbio Eletrônico de Dados). É a comunicação entre empresas de documentos de negócios em um formato padrão, eletrônico padrão que substitui os documentos com base em papel, como ordens de compra ou faturas.

Ao automatizar transações com base em papel, as organizações podem economizar tempo e eliminar erros dispendiosos causados pelo processamento manual.

Como essa economia acontece?

As informações se movimentam em um aplicativo de computador. Os padrões EDI definem a localização e a ordem de informações em um formato de documento, e os dados podem ser compartilhados rapidamente em vez de ao longo de horas, dias ou semanas que são necessários quando documentos de papel ou outros métodos são usados, tudo graças à automação.

O que pode ser compartilhado pelo EDI?

Os mercados as empresas parceiras usam a integração de EDI para compartilhar uma variedade de tipos de documentos no Layout EDI que possui um manual que mostra em detalhes como devem ser gerados os arquivos e como também devem ser transmitidos. Essa integração facilita as parcerias comerciais e possibilitam a troca de mercadorias e de serviços com suas redes de cadeias de fornecimento e business-to-business (B2B).

Na área de logística e transporte a EDI proporciona mais agilidade para circulação de alguns documentos como:

  • notas fiscais;
  • conhecimentos eletrônicos;
  • comprovantes de entrega;
  • ocorrências de transporte;
  • dados sobre a sua fatura.

Que impactos o sistema EDI oferece em Transportes e Logística?

O uso do sistema simplifica o processo de troca de informação. Entre os muitos exemplo de como utilizar o sistema estão: envio de arquivo de pedido eletrônico de compra, transmissão de notas fiscais entre o embarcador e a transportadora, envio de ocorrências referentes às coletas e entregas, envio de pré-fatura de transporte – que são os valores de transações que já foram liberados para faturamento, transmissão de cobranças e boletos que antes eram enviados manualmente, solicitação de pedido de separação de cargas em armazéns.

Estes são apenas alguns exemplos dos benefícios do uso do sistema.

Que benefícios o sistema EDI oferece?

 O sistema oferta ganhos de tempo e recursos, além de auxiliar a rotina operacional de armazéns de carga quando o proprietário de uma carga solicita a separação do seu pedido, por exemplo.

Para a transportadora:

·   Agiliza o recebimento das informações de Notas Fiscais a serem transportadas

  • Evita erros e perda de tempo na emissão dos documentos fiscais de transporte porque elimina a digitação manual;
  • Melhora a produtividade, praticidade e segurança no dia-a-dia das operações de transporte;
  • Fortalece a parceria entre transportadoras e embarcadores, o que favorece a fidelização dos clientes;
  • Evita erros de entrega e insatisfação por parte dos clientes;
  • Mantem seus clientes informados sobre a situação de entregas e ocorrências relativas às suas mercadorias (rastreamento de cargas);
  • Elimina o envio de faturas em papel, economizando nos custos com correios, graças ao envio de arquivos com fatura digital;
  • Diminui o prazo para receber os valores de frete dos seus clientes.

Para o Embarcador:

  • Facilita e agiliza a auditoria de fretes, pois elimina a necessidade de se realizar manualmente o processo de lançamento de dados das faturas recebidas
  • Elimina  erros e aumenta a agilidade nas operações para diminuir o tempo de conferências dos valores de frete que constam nas faturas;
  • Melhora a capacidade de comunicação para manter um bom nível de qualidade nos serviços, por meio da troca de informações entre os sistemas computacionais existentes na rede de parceiros;
  • Reduz custos, já que utiliza a troca eletrônica de dados e informações relevantes que transitam na rede e passam a ser aproveitadas pelos sistemas envolvidos, evitando a obrigação de se fazer o serviço manualmente que, além de caro, demora bastante e está sujeito a erros.

Sem dúvidas o desenvolvimento de tecnologias como estas capazes de digitalizar a comunicação entre as partes envolvidas no transporte de mercadorias é a melhor maneira de garantir a acuracidade na hora de emitir documentos fiscais, relatórios de acompanhamento de embarque e desembarque de produtos, além de diversos outros arquivos necessários ao bom funcionamento de gestão de logística.

No passado o processo manual causava problemas que poderiam comprometer toda a operação com essas alternativas esses erros diminuem e o comprador pode acompanhar todo o processo de transporte da sua compra. 

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